步驟一：

    請先準備好正式文件—即內含正式會計師簽證的報告書及一般可提供600或1200dpi的平台式掃瞄器。

    本說明以友立的PhotoImpact6作為圖形處理軟體，可使用其他如Adobe PhotoShop等專業影像處理軟體，或是使用微軟內含之Image程式來進行掃瞄及圖檔之處理工作。如圖(一)，開啟程式後選取已安裝好的掃瞄器。

步驟二：

    如圖(二)所示的設定影像種類為彩色影像(24bit已足可應付所有需求。)及解析度為300(至少200以上。)，以便掃瞄出來的影像檔可以十分清晰再進行後續的處理。

步驟三：

    從圖(三)中可看出，以300的解析度來掃瞄而得到的影像十分清晰，但同時圖檔的大小也相對地龐大，即使採用JPEG的格式再以90%的比例的壓縮，仍只能夠把原本27MB的圖檔壓縮成2.5MB的大小，這對以撥接上網的瀏覽者而言，單就此文件的下載就要六分鐘，在查閱上會造成困擾。

步驟四：

    接下來，請選擇如圖(四)中所標示的尺寸功能，以改變該影像檔的尺寸大小。

步驟五：

    由原尺寸大小：3540*2562來推算一般常用的大小如：800*600(本說明文件以此為標準)或是1024*768可得出如圖(五)中的新影像比例，預設功能是100%及等比例縮放，保留等比例功能並改變縮放比例為25%。
《建議用35~50%以求得較佳的效果，可讓使用者在查詢時即使放大也不致模糊。》
《附註：如果文件的字體較小、排版較密等情況，如平衡表等表格是原A3尺寸掃瞄而來，可改用1600*1200的比例來推算縮放比例，以得到較佳的效果。》

步驟六：

    和圖(四)比較之下：同樣是以100%的比例來顯示影像，圖(六)中的文件大小已改為只有885*640的尺寸了。而影像則仍然能保持清晰，如圖(六)。此時請再將影像的方向做最後的處理《旋轉與翻轉》即可存檔。

以上的說明即是轉檔前的準備，請處理文件掃瞄人員特別注意：
1.文件是正式資料，勿用影本。
2.影像的清晰程度一定要能夠清楚辨識所有數字為原則。
3.影像為方便查閱，請在存檔前注意該文件的方向。
接下來請詳閱 如何將Word文件以及掃瞄後的圖檔轉換成符合教育部規定的PDF檔案格式？之說明文件